POLSKA - Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych – kogo obejmuje i kiedy powstaje?

21-08-2015

Ustawy nakładają na przedsiębiorców wiele obowiązków. Zaczynają się one od opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, obejmują płacenie podatków oraz – w przewidzianych prawem przypadkach – również obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.


Na wstępie wskażmy, że na księgi rachunkowe składa się: dziennik, konta księgi głównej oraz konta ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald księgi głównej, zestawienie sald ksiąg pomocniczych oraz inwentarz.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych z jednej strony uławia bieżącą kontrolę przychodów i kosztów oraz umożliwia analizę finansową podmiotu. Z drugiej jednak strony jest to pewnie utrudnienie dla przedsiębiorcy, szczególnie, jeśli chodzi o wymiar czasu, który należy poświęcić na sporządzenie wymaganych dokumentych i zgłoszeń oraz poziom wymaganej do tego wiedzy. W związku z tym zaleca się przedsiębiorcy zwrócenie się do profesjalnego podmiotu, który przejmie od niego te obowiązki.

Powstaje jednak pytanie, na jakie podmioty nakładany jest wskazany obowiązek. Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591), istnieje kilka przesłanek, których spełnienie powoduje powstanie obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Warunki te są następujące:

a) spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i NBP,
b) jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
c) gmin, powiatów, województw i ich związków, państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych,
d) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro.
e) jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek wskazanych wyżej,
f) osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
g) jednostek niewymienionych wyżej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Znaczącą w tym wypadku zdaje się być odpowiedź na pytanie, ile wynosi kwota 1.200.000 euro w przeliczeniu na polską walutę. Odpowiedź na to pytanie co roku udzielana jest na nowo, ponieważ zależy od stosunku waluty euro do polskiego złotego na dzień 30 września roku poprzedzającego ustalenie kwoty (na podstawie art. 24a ust. 6 ustawy o PIT oraz art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

W 2015 r. równowartość tej kwoty wynosi 5.010.600 zł. W roku poprzednim kwota ta była wyższa (ze względu na wyższy kurs euro w stosunku do złotówki) i wynosiła 5.059.560 zł. W konsekwencji w 2015 r. obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych objął firmy osiągające mniejsze niż w zeszłym roku przychody netto ze sprzedaży.

Podmioty, które nie osiągają wskazanego wyżej limitu przychodów, mogą dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe. Zobowiązane są zawiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok, od którego zamierzają prowadzić księgi rachunkowe (art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 5 ustawy o PIT). Niedotrzymanie tego terminu skutkuje brakiem możliwości prowadzenia ksiąg rachunkowych od nowego roku.

Autor:
Marta Wrzos-Domoradzka, LL.B.
Młodszy specjalista

Powrót