Autem służbowym w celach prywatnych – wątpliwości po nowelizacji

2-07-2015

Wprowadzona od 1 stycznia 2015 r. nowelizacja ustawy o PIT przewidująca wynagrodzenie ryczałtowe za nieodpłatne korzystanie z samochodu służbowego (w wysokości 250 zł lub 400 zł miesięcznie w zależności od pojemności silnika), która w założeniu miała uprościć rozliczenia podatników z fiskusem, w rzeczywistości pozostawiła szereg pytań i wątpliwości przedsiębiorców.


Pierwsze niejasności dotyczą niewątpliwie możliwości zastosowania znowelizowanych przepisów w odniesieniu do samochodów służbowych udostępianych jedynie pracownikom. W ustawie o PIT ustawodawca nie wspomina o osobach współpracujących z przedsiębiorcami na podstawie umowy cywilnoprawnej, kontraktu menadżerskiego, jak również o członkach zarządu i rad nadzorczych. Sugeruje to, że dla ww. grupy osób przedsiębiorcy powinni ustalać wysokość nieodpłatnego świadczenia na podstawie dotychczasowych metod (np. na podstawie kwestionowanej metody stosowania cen wypożyczalni samochodów). Oczywiście wątpliwości budzi, czy uzasadnione jest różnicowanie w tym zakresie sytuacji pracowników i osób współpracujących z przedsiębiorcą w ramach innych form prawnych. Trudno bowiem znaleźć uzasadnienie dla twierdzenia, że używanie samochodu służbowego dla celów prywatnych przez usługodawcę wiąże się z np. większymi wydatkami dla pracodawcy
i z większymi korzyściami dla usługodawcy niż w przypadku pracownika. Niemniej jednak, przedsiębiorcy, którzy będą na równi traktowali swoich pracowników oraz pozostałe osoby, mogą narazić się na ryzyko zakwestionowania przez oragny podatkowego prawidłowości wyliczenia wartości świadczenia z tytułu niedopłatnego korzystania
z samochodu służbowego.

Kolejne wątpliwości pojawiły się na gruncie rozliczeń ZUS. Mianowicie, wskazane w ustawie o PIT wyliczenia (zryczałtowany podatek w wysokości odpowiednio: 45 zł/m-c przy przychodzie 250 zł/m-c oraz 72 zł/m-c przy przychodzie 400 zł/m-c) nie uwzględniają składek na ubezpieczenia społeczne. Jak każde inne świadczenie, również ryczałt z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych, stanowi przychód podatkowy, a więc i podstawę naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne, o ile przepisy nie stanowią inaczej. A znowelizowane przepisy nie stanowią. Wobec tego powstało pytanie, czy wprowadzenie odpłatności np. na poziomie 1 zł (istnieje taka forma optymalizacji składek ZUS przy niektórych świadczeniach niepieniężnych na rzecz pracowników), nie będzie rozwiązaniem, które spowoduje brak obowiązku naliczania przedmiotowych składek.

Istotną kwestią jest również rozliczanie kosztów paliwa ponoszonych w okresie wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych. Dotychczasowe stanowisko Ministerstwa Finansów wskazuje, że ustalona w ustawie o PIT kwota ryczałtu obejmuje jedynie udostępnienie samochodu, a uprawnienie pracownika do korzystania z paliwa zakupionego przez pracodawcę jest odrębnym świadczeniem. Stanowisko Ministerstwa wiąże się zatem z ryzykiem, że organy podatkowe będą mogły podejmować próby doszacowania pracownikom dodatkowo przychodu m.in. z tytułu kosztów paliwa, opłat za autostradę lub parkingów, ponoszonych przez pracodawcę w okresie prywatnego korzystania przez pracownika z samochodu służbowego. Również jednak w tym wypadku odpowiednie ukształtowanie polityki używania samochodów służbowych może znacznie ograniczyć ryzyko podatkowe.

Dodatkowo należy pamiętać o przepisach ustawy o VAT, które weszły w życie dnia 1 kwietnia 2014 r. Rozliczanie VAT od samochodów, paliwa i innych wydatków związanych z samochodami służbowymi powinno się, co do zasady, rozpatrywać wspólnie z innymi podatkami, w szczególności dochodowymi. Kontrowersje może budzić sytuacja, w której firma wykazuje dla celów VAT, że auto wykorzystywane jest jedynie do działalności gospodarczej (odliczenie VAT w 100%), kiedy jednocześnie pracownikowi doliczany jest przychód z tytułu nieodpłatnego używania samochodu. Ta spójność powinna zostać potwierdzona w sporządzonej polityce samochodowej,
w przeciwnym wypadku istnieje ryzyko zakwestionowania rozliczeń podatkowych przez organy skarbowe. Ważne jest aby przyjęte w firmie podejście do kwestii samochodów osobowych zostało nie tylko dobrze udokumentowane, ale - co najważniejsze – zgodne z rzeczywistością.

Jak zostało wskazane, w naszej ocenie najlepszą metodą na zminimalizowanie ryzyka podatkowego w zakresie rozliczeń korzystania z aut służbowych jest precyzyjne uregulowanie zasad korzystania z samochodów służbowych w przedsiębiorstwie w tzw. polityce samochodowej. Polityka powinna składać się z regulaminu korzystania
z samochodów oraz umowy powierzenia mienia pracownikowi (lub np. członkowi zarządu). Dodatkowo rekomendujemy, aby zawierała zapisy dotyczące reguł przyznawania samochodów służbowych, zasady ich użytkowania oraz odpowiedzialności pracownika (i innych osób) za powierzony samochód. Istnienie takiego regulaminu – dostosowanego do specyfiki działalności danej firmy – posłuży stworzeniu przejrzystych i obiektywnych zasad, które znane będą wszystkim posiadaczom samochodów służbowych.

Anna Michalak
doradca podatkowy
nr wpisu 12380

Powrót